Почему-то сложилась ошибочная установка, что презентация — подобие некоего испытания. И испытуемый обязан быть на высоте в каждом задании. Вы выступаете перед аудиторией, которая знает о предмете презентации меньше вашего. Иначе бы вы эту презентацию не готовили. Их вопросы имеют целью не проверку вашей компетентности, а уяснение для себя некоторых моментов, которые важны им для принятия важного решения. Кстати, когда вы сами будете в зале на чужой презентации, не забудьте того, что только что прочитали.

Что следует из первого принципа ответов на вопросы?

• Вы не обязаны знать всего. И даже не обязаны знать всего по теме презентации. И вы имеете полное право не только не знать чего-то, но и прямо заявить об этом. При этом не нужно жеманиться, смущаться и извиняться.
• Вы не обязаны отвечать на все вопросы, даже если знаете ответ, но по каким-либо причинам давать его не в ваших интересах. Дело другое, что ответ «Я не хочу отвечать на ваш вопрос» звучит несколько оскорбительно. Найдите более дипломатичную форму. Например, «У меня сейчас нет информации по этому вопросу…» или «Мне не хотелось бы выдавать непроверенную информацию…». Если спрашивающий настаивает или если вы уже восьмой раз отвечаете, что и по этому вопросу у вас недостаточно информации, запишите вопрос и пообещайте задавшему его, что свяжетесь с ним в течение 24 часов и сообщите ответ. Попросите его визитку или запишите его номер телефона.
• Вы имеете право переадресовывать вопрос другому специалисту, например, находящемуся на презентации. Или отсылать спрашивающего к источнику информации (отчету, сайту, книге), где он может найти развернутый ответ на свой вопрос.

Если вы хотите, чтобы вопросы продолжали поступать, а их тональность не была агрессивной, никогда не наказывайте за вопрос. Что понимается под наказанием за вопрос?

• недовольная гримаса или закатывание глаз;
• ответ «У вас устаревшие данные» или «У вас неверные источники информации»;
• оскорбительно-назидательное «Вы всегда так витиевато выражаетесь?»;
• оскорбительно-оскорбительное «Чушь!».

Что происходит дальше? Часть сидящих в зале, не желая попасть под раздачу, прекращает попытки задать вопрос презентатору. Другая же часть, раззадоренная подобными реакциями, начинает бодаться с презентатором, и выступление его превращается в перепалку с аудиторией.

Третий принцип вытекает из второго и довольно предсказуем. Что значит поощрять вопросы?

• удивленное, восхищенное выражение лица при выслушивании вопроса;
• выражение благодарности за вопрос словами или даже просто взглядом, легким поклоном;
• комплимент задавшему вопрос в виде оценки его компетентности, оригинальности взгляда на проблему, эрудированности… и так далее.

Не удивительно, что вопросы к презентатору, ведущему себя подобным образом, не иссякают, а тональность этих вопросов постепенно приобретает все большую доброжелательность.

Возможно, кто-то из вас догадался, что речь идет об этом всем уже надоевшем обороте «О, хороший вопрос!». Мы бы как раз хотели предостеречь от его использования. Как же оценивать вопрос? Прямо с ходу десяток тех оценок, что приходят в голову сразу:

• «Какой необычный вопрос!»
• «Вы задаете очень актуальный вопрос…»
• «О, какой неожиданный вопрос!»
• «Какой приятный вопрос!»
• «Смелый вопрос»
• «О, наконец, прозвучал этот долгожданный вопрос!»
• «Оригинальный вопрос»
• «Красивый вопрос»
• «Это блестящий вопрос»
• «Сильный вопрос»

Важно, чтобы оценка вопроса, неважно, позитивная или негативная, была искренней. Оценивая вопросы, вы закрепляете за собой позицию хозяина презентации. Ведь именно хозяин, старший, главный пользуется привилегией давать оценки.

Типовая ошибка при ответе на вопрос — давать ответ только задавшему его. Важно понять, что вопрос задал не человек, его задала аудитория устами этого человека. Возможно, очень многие хотели бы задать подобный вопрос, да он их опередил. Поэтому, получив вопрос, отвечайте всем сидящим в зале. Поддерживайте зрительный контакт со всеми, старайтесь по выражениям лиц и реакциям почувствовать, всем ли понятно то, что вы говорите. Время от времени встречайтесь глазами с задавшим вопрос и сверяйтесь с ним. Вы увидите, не отошли ли вы в сторону, правильно ли вы поняли вопрос, то ли сейчас он слышит, что хотел услышать.

Помните, что на презентации вы — хозяин. И как хозяин несете ответственность за все происходящее.
Во-первых, чтобы облегчить себе задачу, сразу установите правила игры. Например, вопросы подаются только в письменном виде. Или желающий задать вопрос должен поднять руку. В этом случае вы сами должны в точности следовать этим правилам. Одно нарушение с вашей стороны, и уже ничто не прекратит балагана. Если попытки задать вопрос не по регламенту продолжаются, не вредно напомнить о тех правилах, соблюдать которые договорились все участники презентации. Если договорились, что о желании задать вопрос необходимо заявить поднятием руки, давайте возможность высказаться только тем, кто поднял руку.

Во-вторых, если поднято несколько рук, приоритет женщинам, старшим и тем, кто еще не задал ни одного вопроса. Даже без слов, одними руками и выражением лица вы можете управлять залом, будто говоря: «Я вас вижу, но давайте дадим возможность задать вопрос тому, кто давно держит руку. Хорошо? Спасибо, это очень благородно с вашей стороны». Или: «Вижу, что вам не терпится задать вопрос, сейчас я отвечу вот этому коллеге, а потом сразу же дам слово вам. Идет?».

В-третьих, стимулируйте поступление вопросов. Лучше вариант, сопровождаемый доброжелательным взглядом: «Итак, вопросы. Смелее». Если ситуация позволяет, можно и пошутить: «Не все сразу!».

В-четвертых, отвечайте только на вопросы. Не ввязывайтесь в перепалки. Не давайте ответ на суждения или выражения сомнения. В таких случаях всегда уточняйте у говорящего, в чем заключается его вопрос. Если этого не делать, презентация грозит превратиться в дискуссию. Причем презентатору в этой дискуссии может не найтись места.

В-пятых, получив слишком частный вопрос, обсуждение которого будет неинтересно аудитории или потребует сообщения конфиденциальных данных, предлагайте обсудить его отдельно с задающим по окончании презентации. Это всегда вызывает понимание в аудитории. Если кто-то крикнет из зала: «Отвечайте, отвечайте, нам тоже интересно», — помните, он говорит только за себя.

В-шестых, сами решайте, когда ответы на вопросы пора прекратить. Лучше прекратить отвечать на еще поступающие вопросы, чем минуты две хлопать глазами в ожидании, не появится ли еще вопросик, и свернуть презентацию по факту истощения к ней интереса. Опирайтесь на заявленный регламент. Если вы сказали, что отвечать на вопросы будете не более 10 минут, то через 10 минут завершайте эту часть выступления. Если вы чувствуете, что это нецелесообразно, можете по согласованию с аудиторией продлить это счастье еще минут на пять. Но только по согласованию с аудиторией! Если же регламент требует прерваться, а вопросы не иссякли, предложите задать вам оставшиеся вопросы в ходе неофициальной части, по электронной почте, телефону, при личной встрече после презентации.

Если презентатор превращает ответ на вопрос в лекцию, если отвечает слишком долго и развернуто, поток вопросов тут же оскудевает. Каждый понимает, что если задаст все вопросы, которые собирался, сегодня домой уже никто не попадет. Получив вопрос, давайте настолько краткий ответ, насколько это возможно. Но знайте меру! Простое «да» или «нет» вряд ли устроят аудиторию.

Если хотите уважительного отношения к себе со стороны аудитории, проявляйте это уважение первым. В частности, это может выражаться в том, что вы не перебиваете задающего вопрос, а слушаете его до конца. Если даже вам уже с первых слов стало понятно, в чем суть вопроса, — не перебивайте спрашивающего, не начинайте отвечать, не дослушав, не торопите его.
Делать ли паузу перед ответом, или лучше отвечать тут же? Ответ таков - даже если вы, как только начал звучать вопрос, не только знаете, о чем вас спрашивают, но вдобавок знаете, что отвечать, то и в этом случае воздержитесь от поспешности и сделайте небольшую паузу перед ответом. Спросивший, да и вся аудитория будут чувствовать, что вы обдумываете ответ, а значит, относитесь к нему с должным уважением. Продолжительность паузы может колебаться. В конце концов, вы можете действительно обдумывать ответ. Или обдумывать, как от уйти от вопроса.

Пожалуйста, не отвечайте на вопрос, если не поняли, о чем вас спрашивают. Вы имеете полное право уточнять до тех пор, пока не станет абсолютно понятно, что от вас хотят слышать. Для этого вы можете попросить повторить вопрос, сформулировать его иначе. В конце концов, вы можете спросить: «Правильно ли я вас понял, что вопрос заключается в следующем…?». Если вы даже поняли вопрос, но не уверены, что вопрос понят аудиторией, переформулируйте заданный вопрос таким образом, чтобы вещи, понятные только задавшему вопрос и вам самому, стали так же понятны и аудитории. Презентацию вы проводите не для себя, а для людей, сидящих в зале. Поэтому их интересы должны быть приоритетными.